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山东省五金机电商会档案治理制度
发布时间:2017-07-06 16:46:58   浏览:

 山东省五金机电商会档案治理制度

(2014年3月29日山东省五金机电商会第一次会员大会通过)

第一节 档案范围

商会各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、回档。

其中,文件包括:规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类、编号及装订

一、档案按其内容及关联部门可分为五大类:

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、项目类

5、服务类

二、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案回进多类者,应先确定其主要类别进行编号。

三、回档后须填写《档案治理登记表》。

四、以左方装订为原则,须标明档案号,

第三节 保存、调阅与销毁

档案保存期限除政府有关法令或本商会其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

一、永久保存:1、商会章程;2、会员名录;3、会员大会、理事会、常务理事会、会长会议、会长办公会议会议纪要;4、商会证照;5、各级批文;6、印鉴;7、商会年度工作计划;8、商会年度工作总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

二、二十年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须二十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

四、因工作需要需调阅档案时,经秘书长(或副秘书长)核准后方可调阅。

五、超过保存期,且无保存价值的档案应由秘书长核准后销毁。销毁档案须两人以上人员共同完成,并填写《档案销毁登记表》。

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